¿Cuánto cuesta no hacer nada? Cuándo un problema tecnológico merece inversión

La opción que nadie presupuesta

Cuando una empresa se plantea digitalizar un proceso, pide dos o tres presupuestos y los compara entre sí. Lo que casi nunca hace es meter en esa comparación la opción que ya está eligiendo por defecto: seguir igual.

Seguir igual tiene un coste. Lo que pasa es que está repartido y no aparece como concepto en ninguna factura. Está en las horas de alguien copiando datos de un sitio a otro, en los errores que se corrigen tarde, en los pedidos que se pierden porque nadie los vio a tiempo y en la decisión que se toma con datos de la semana pasada. Nadie lo suma, así que en la comparación aparece como cero. Y contra cero no gana ninguna inversión.

Cómo ponerle número

No hace falta un modelo financiero. Con cuatro preguntas contestadas con sinceridad se llega a un orden de magnitud, que es lo único que hace falta para decidir.

1. Horas. ¿Cuánto tiempo dedica alguien cada semana a tareas que existen solo porque los sistemas no se hablan? Teclear dos veces, cuadrar un Excel, reenviar un correo con un adjunto. Multiplica por lo que cuesta esa persona a la empresa, no por su nómina.
2. Errores. ¿Cuántas veces al mes se corrige algo que salió mal por ese trasiego? Cuenta lo que cuesta cada corrección: el abono, la devolución, la llamada del cliente enfadado, las horas de quien lo arregla.
3. Oportunidad. ¿Qué no se hace porque no da tiempo, o porque el dato no está a mano? Aquí no inventes cifras. Basta con nombrar lo concreto, por ejemplo «no llamamos a los clientes que llevan tres meses sin comprar porque no sabemos quiénes son».
4. Riesgo. ¿Qué pasa el día que la persona que sostiene el proceso se va, se pone enferma o se equivoca en grande? Si la respuesta es «no lo hemos pensado», ese es el número más importante de los cuatro.

Suma los tres primeros a doce meses. Si el resultado se acerca al coste de resolverlo, la decisión está tomada. Si no llega ni de lejos, también.

Las tres salidas y la pregunta que decide cada una

Seguir igual es la respuesta correcta cuando el coste anual del problema es pequeño, cuando el proceso va a cambiar pronto por otro motivo, o cuando hay algo más urgente compitiendo por el mismo dinero. Elegirla a conciencia no es lo mismo que caer en ella por inercia. Si se elige, se pone fecha de revisión y se vuelve a mirar.

Comprar una herramienta funciona cuando tu proceso se parece razonablemente al del resto del sector. Más que si la herramienta hace lo que necesitas, lo que decide es cuánto vas a tener que cambiar tu forma de trabajar para encajar en ella y si ese cambio te mejora o te empeora.

Construir a medida tiene sentido cuando tu forma de trabajar es parte de por qué ganas dinero, o cuando ninguna herramienta cubre el hueco entre las que ya tienes. La pregunta que lo decide es si el proceso va a seguir siendo tuyo dentro de tres años.

El cara a cara entre estas dos últimas, con sus costes ocultos, sus dependencias y cuándo una acaba convirtiéndose en la otra, lo tenemos desarrollado aparte en software a medida vs SaaS.

Los tres errores que hacen que se decida mal

Comparar el precio de compra en vez del coste de los tres años siguientes. Una herramienta con cuota mensual y un desarrollo con pago único no se comparan por la primera factura. De esto trata cuánto cuesta mantener un software.

Decidir con el relato de la reunión. Quien dirige el proceso lo describe como debería ser; quien lo ejecuta sabe cómo es. Los dos relatos nunca coinciden, y el segundo es el que determina si la solución se usará.

Esperar a tenerlo todo claro. El punto de máxima incertidumbre es antes de analizar, no antes de construir. Si el problema es lo bastante grande, lo que toca es acotarlo.

Quién debería decidir esto

Ni el proveedor que va a cobrar la solución ni la persona que lleva peor el proceso actual. La decisión es del negocio, con dos condiciones: que alguien haya puesto número al coste de seguir igual y que quien asesore gane lo mismo con cualquiera de las tres respuestas.

Por eso existe una fase de análisis independiente del desarrollo. Si tu asesor solo cobra cuando se construye, ya sabes qué va a recomendar.

Nuestra versión

Cuando alguien nos llega con un problema y sin una solución decidida, no empezamos por presupuestar un desarrollo. Empezamos por un Discovery, que puede terminar perfectamente en «esto no toca ahora» o en «con la herramienta que ya tenéis se resuelve». Nos ha pasado, y decirlo es lo que hace que la vez siguiente nos llamen.

Si el análisis concluye que sí hay que construir, entonces sí hablamos de software a medida o de integraciones, según si el problema es que falta una pieza o que las que hay no se hablan.